Przykładowe Zastosowania Systemu Vario365
Vario365 to kompleksowy system do zarządzania obiegiem dokumentów, dokumentami i korespondencją, który sprawdzi się w różnych obszarach działalności organizacji. Oto szczegółowe przykłady zastosowań, pokazujące wszechstronność naszego rozwiązania
Elektroniczny obieg faktur
Opis zastosowania
Vario365 automatyzuje proces przyjmowania, weryfikacji i księgowania faktur, integrując je bezpośrednio z systemami księgowymi. Każda faktura przechodzi przez zdefiniowane etapy weryfikacji, co minimalizuje ryzyko błędów oraz zapewnia pełną przejrzystość całego procesu.
Korzyści
Szybsza weryfikacja faktur przekłada się na terminowe płatności oraz poprawę relacji z dostawcami. Dzięki automatyzacji redukuje się liczbę błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych, a firma może skupić się na strategicznych działaniach finansowych.
Zarządzanie umowami
Pełen cykl życia umowy
Vario365 kompleksowo obsługuje proces tworzenia, negocjacji i zatwierdzania umów. System umożliwia łatwe zarządzanie wersjami dokumentów oraz integrację z podpisem elektronicznym.
Efektywna współpraca
Użytkownicy mogą na bieżąco monitorować postęp każdej umowy oraz łatwo dodawać aneksy do istniejących dokumentów, co znacząco usprawnia proces zarządzania kontraktami.
Automatyczne przypomnienia
System automatycznie przypomina o zbliżających się terminach, minimalizując ryzyko niedotrzymania zobowiązań i redukując koszty administracyjne.
Elektroniczne archiwum
Opis zastosowania
System centralizuje przechowywanie wszystkich dokumentów firmowych, zapewniając szybki dostęp do nich z dowolnego miejsca. Funkcje zaawansowanego wyszukiwania umożliwiają błyskawiczne odnalezienie potrzebnych dokumentów na podstawie słów kluczowych, dat lub kategorii.
Korzyści
Redukcja czasu poświęcanego na poszukiwanie dokumentów, eliminacja ryzyka zgubienia ważnych akt oraz optymalizacja kosztów związanych z fizyczną archiwizacją.
Zarządzanie dokumentacją kadrową
Opis zastosowania
Przechowywanie cyfrowych akt pracowniczych, w tym umów, aneksów, ocen okresowych i zaświadczeń. System umożliwia automatyczne aktualizacje dokumentacji zgodnie z wymaganiami prawnymi oraz wewnętrznymi politykami firmy.
Korzyści
Szybszy dostęp do pełnych danych kadrowych oraz eliminacja ryzyka nieaktualnych informacji. Ułatwiona zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Obsługa dokumentacji przetargowej
1
Opis zastosowania
System wspiera rejestrację, przechowywanie i archiwizację ofert oraz innych dokumentów związanych z procesami przetargowymi. Umożliwia pełną ścieżkę audytu od momentu otrzymania oferty do finalizacji przetargu.
2
Korzyści
Redukcja błędów administracyjnych, łatwy dostęp do danych historycznych oraz pełna zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji.
Zarządzanie dokumentacją projektową

1

1
Opis zastosowania
Użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym udostępniać i edytować dokumentację projektową, z pełną kontrolą wersji i możliwością śledzenia zmian.

2

2
Organizacja dokumentów
System pozwala na organizowanie dokumentów według etapów projektu i przypisywanie do nich zadań.

3

3
Korzyści
Zwiększona efektywność współpracy między działami, eliminacja konfliktów wynikających z nieaktualnych danych oraz pełna historia zmian w projekcie.
Elektroniczne podpisywanie i parafowanie dokumentów
Opis zastosowania
Vario365 pozwala na zdalne podpisywanie, parafowanie i opisywanie dokumentów cyfrowo, co znacząco skraca czas ich akceptacji i eliminuje konieczność fizycznego obiegu papierowych wersji.
Korzyści
Szybsze zatwierdzanie dokumentów, oszczędność czasu i kosztów oraz większe bezpieczeństwo danych dzięki ścieżce audytu.
Elektroniczne wnioski urlopowe
Łatwe składanie wniosków
Pracownicy mogą składać wnioski urlopowe poprzez intuicyjny system elektroniczny, eliminując potrzebę obiegu papierowych dokumentów.
Sprawne zatwierdzanie
Automatyczne kierowanie wniosków do właściwych osób zatwierdzających przyspiesza cały proces decyzyjny.
Integracja z kalendarzem
Synchronizacja z kalendarzem firmowym umożliwia efektywne planowanie nieobecności i monitoring dostępności zespołu.
System znacząco redukuje ręczną pracę działu HR, usprawnia proces zatwierdzania oraz wspiera lepszą organizację pracy zespołu.
Elektroniczne wnioski delegacyjne
1
Opis zastosowania
Usprawnienie procesu składania, zatwierdzania i rozliczania delegacji służbowych, w tym załączanie dokumentacji kosztowej i raportów.
2
Korzyści
Pełna kontrola nad wydatkami delegacyjnymi, automatyczne generowanie raportów oraz szybki dostęp do archiwalnych danych.
Obsługa reklamacji
1
Opis zastosowania
Rejestrowanie, przetwarzanie i archiwizacja reklamacji oraz monitorowanie ich statusu. System automatycznie przypisuje zgłoszenia do odpowiednich działów i generuje raporty.
2
Korzyści
Szybsza reakcja na reklamacje klientów, poprawa jakości obsługi oraz pełna historia zgłoszeń reklamacyjnych.
Zarządzanie dokumentacją techniczną
Specyfikacje Techniczne
System umożliwia sprawne przechowywanie i zarządzanie specyfikacjami technicznymi z zachowaniem pełnej historii zmian.
Instrukcje Obsługi
Łatwy dostęp do aktualnych instrukcji obsługi i dokumentacji użytkowej, z możliwością szybkiej aktualizacji zawartości.
Wersjonowanie Dokumentów
Automatyczne zarządzanie wersjami dokumentacji minimalizuje ryzyko pracy na nieaktualnych danych technicznych.
Zarządzanie licencjami i certyfikatami
Opis zastosowania
System monitoruje terminy ważności licencji i certyfikatów firmowych oraz wysyła powiadomienia o konieczności ich odnowienia.
Korzyści
Eliminacja ryzyka utraty ważności kluczowych dokumentów, co pozwala uniknąć przerw w działalności operacyjnej.
Zarządzanie dokumentacją środowiskową

1

1
Opis zastosowania
Przechowywanie raportów dotyczących oddziaływania na środowisko oraz zezwoleń ekologicznych.

2

2
Monitorowanie
System śledzi terminy ważności dokumentów i generuje przypomnienia.

3

3
Korzyści
Eliminacja ryzyka utraty ważności kluczowych dokumentów, co pozwala uniknąć przerw w działalności operacyjnej.
Zarządzanie dokumentacją BHP
Centralne Zarządzanie Dokumentacją
System zapewnia scentralizowane przechowywanie wszystkich instrukcji BHP i protokołów powypadkowych w jednym bezpiecznym miejscu.
Szkolenia i Certyfikaty
Automatyczne przypomnienia o szkoleniach okresowych i monitorowanie ważności certyfikatów BHP dla wszystkich pracowników.
Procedury Bezpieczeństwa
Błyskawiczny dostęp do procedur bezpieczeństwa i możliwość szybkiej reakcji, co znacząco zmniejsza ryzyko niezgodności z przepisami BHP.
Automatyzacja procesów audytowych
1
Opis zastosowania
Vario365 umożliwia tworzenie dedykowanych obiegów dokumentów związanych z audytami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Użytkownicy mogą gromadzić dowody audytowe, przypisywać zadania i monitorować postęp audytu w czasie rzeczywistym.
2
Korzyści
Szybsze i bardziej efektywne przygotowanie się do audytów, pełna przejrzystość dokumentacji audytowej oraz redukcja ryzyka braków w dokumentacji.
Elektroniczne zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi
1
Opis zastosowania
System rejestruje wszystkie polisy ubezpieczeniowe organizacji wraz z terminami odnowienia, zakresami ochrony i harmonogramami płatności. Pozwala na automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach płatności i odnowień.
2
Korzyści
Zapewnienie ciągłości ochrony ubezpieczeniowej, minimalizacja ryzyka nieopłaconych składek oraz łatwy dostęp do kluczowych informacji w razie potrzeby.
Zarządzanie dokumentacją dotacyjną i grantową
Opis zastosowania
Gromadzenie dokumentacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych, takich jak wnioski, umowy, raporty i rozliczenia. System wspiera kontrolę terminów i zgodności z wymogami dotacyjnymi.
Korzyści
Pełna kontrola nad dokumentacją projektów dotacyjnych, terminowe rozliczenia oraz łatwość w przygotowywaniu raportów końcowych.
Zarządzanie dokumentacją jakości

1

1
Opis zastosowania
Przechowywanie procedur, instrukcji, raportów z audytów jakości oraz wyników kontroli.

2

2
Śledzenie zmian
System umożliwia śledzenie zmian i wersji dokumentów, co zapewnia aktualność procedur.

3

3
Korzyści
Zgodność z normami jakościowymi, szybki dostęp do najnowszych procedur oraz poprawa standardów produkcji i usług.
Zarządzanie dokumentacją zakupową
Cyfrowy Proces Zakupowy
Kompleksowa obsługa procesów zakupowych poprzez system elektroniczny, umożliwiający tworzenie i weryfikację zapytań ofertowych oraz zamówień.
Automatyczna Koordynacja
System automatycznie koordynuje przepływ dokumentów między działami zaopatrzenia, finansów i magazynu, zapewniając płynną komunikację.
Kontrola i Optymalizacja
Lepsza kontrola nad kosztami i minimalizacja opóźnień w dostawach dzięki zautomatyzowanym procesom i stałemu monitoringowi.
Zarządzanie dokumentacją nieruchomości
Dokumentacja techniczna
Kompleksowe przechowywanie planów budynków i dokumentacji technicznej w jednym miejscu, z łatwym dostępem dla uprawnionych pracowników.
Zarządzanie przeglądami
System umożliwia przypisywanie i śledzenie zadań związanych z obsługą techniczną, przeglądami i konserwacją budynków.
Cyfrowe archiwum
Bezpieczne przechowywanie umów najmu i dokumentacji, eliminujące ryzyko utraty ważnych dokumentów i zapewniające błyskawiczny dostęp do informacji.
Zarządzanie korespondencją
1
Opis zastosowania
Digitalizacja, kategoryzacja i automatyczna dystrybucja korespondencji przychodzącej i wychodzącej. System umożliwia śledzenie, kto i kiedy zapoznał się z daną korespondencją.
2
Korzyści
Zwiększenie przejrzystości przepływu informacji, skrócenie czasu dostarczania ważnych wiadomości oraz minimalizacja ryzyka zagubienia dokumentów.
Automatyzacja korespondencji z klientami

1

1
Opis zastosowania
Digitalizacja, kategoryzacja i automatyczna dystrybucja korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

2

2
Śledzenie
System umożliwia śledzenie, kto i kiedy zapoznał się z daną korespondencją.

3

3
Korzyści
Zwiększenie przejrzystości przepływu informacji, skrócenie czasu dostarczania ważnych wiadomości oraz minimalizacja ryzyka zagubienia dokumentów.
Obsługa e-Doręczeń
System Vario365 zapewnia kompleksową obsługę e-doręczeń poprzez trzy kluczowe elementy:
Integracja systemowa
Pełna integracja z Krajowym Systemem Doręczeń Elektronicznych zapewnia bezproblemową komunikację między systemami
Automatyzacja procesów
Automatyczna obsługa wysyłki i odbioru korespondencji eliminuje potrzebę ręcznej obsługi dokumentów
Monitoring i kontrola
Zaawansowane narzędzia do śledzenia statusu i zarządzania poświadczeniami odbioru zapewniają pełną kontrolę nad procesem
Dzięki tym funkcjom, system zapewnia sprawną i zgodną z przepisami wymianę korespondencji, eliminując potrzebę ręcznej obsługi przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad procesem.
Zarządzanie dokumentacją marketingową
1
Przechowywanie materiałów
Centralne repozytorium materiałów promocyjnych, w tym broszur, prezentacji i plików multimedialnych.
2
Zarządzanie wersjami
System umożliwia wersjonowanie materiałów oraz kontrolę dostępu do dokumentacji marketingowej.
3
Korzyści biznesowe
Zapewnienie spójności materiałów marketingowych, łatwy dostęp do najnowszych treści oraz optymalizacja działań marketingowych.
Elektroniczne formularze wewnętrzne
Cyfrowe formularze zgłoszeniowe
Tworzenie zgłoszeń wewnętrznych, np. zapotrzebowań na sprzęt, zgłoszeń IT czy wniosków o zmiany w procesach. Formularze można przypisywać do odpowiednich działów i monitorować ich realizację.
Automatyzacja procesów
Usprawnienie przepływu informacji wewnętrznej, automatyzacja procesów zatwierdzania oraz łatwość śledzenia statusu zgłoszeń.
Wsparcie procesów w HR
1
Opis zastosowania
Automatyzacja procesów HR, takich jak zmiany danych osobowych pracowników, wnioski urlopowe czy delegacje służbowe. System wspiera również archiwizację dokumentacji związanej z ocenami pracowniczymi i szkoleniami.
2
Korzyści
Redukcja obciążenia administracyjnego działu HR, zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz szybszy proces decyzyjny.
Obsługa zgód RODO

1

1
Opis zastosowania
Zarządzanie zgodami pracowników i klientów na przetwarzanie danych osobowych, z możliwością monitorowania ich wygaśnięcia i aktualizacji.

2

2
Monitorowanie
System śledzi terminy ważności zgód i generuje przypomnienia o konieczności ich odnowienia.

3

3
Korzyści
Zgodność z regulacjami RODO, minimalizacja ryzyka naruszenia danych osobowych oraz przejrzystość historii zmian zgód.
Zarządzanie szkoleniami
Planowanie szkoleń
System umożliwia efektywne planowanie i organizację szkoleń pracowniczych, zapewniając systematyczny rozwój kompetencji.
Zarządzanie certyfikatami
Automatyczne monitorowanie i przypomnienia o terminach odnowienia certyfikacji pracowników.
Ścieżka rozwoju
Kompleksowa dokumentacja rozwoju zawodowego każdego pracownika z pełną historią szkoleń i certyfikacji.
Elastyczność i skalowalność Vario365
1
Vario365 to elastyczne i skalowalne rozwiązanie, które może zostać dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego klienta.
2
Nasze bogate doświadczenie oraz szeroka gama możliwości konfiguracji pozwala na efektywne wspieranie zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w organizacjach każdej wielkości.
Podsumowanie zalet systemu Vario365
50+ Zastosowań
Vario365 oferuje dziesiątki różnych zastosowań w zarządzaniu dokumentami i procesami biznesowymi.
100% Dostosowanie
System może być w pełni dostosowany do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.
24/7 Dostępność
Vario365 zapewnia ciągły dostęp do dokumentów i procesów, niezależnie od czasu i miejsca.